Hos DSS opfordrer vi alle medarbejdere til at indberette ulovlig og/eller upassende opførsel, så der kan tages effektivt hånd om problemet. Til grovere overtrædelser stiller vi derfor en whistleblowerordning til rådighed for alle DSSs medarbejdere og samarbejdspartnere.
Inden du foretager indberetning via whistleblower-ordningen, skal du læse denne vejledning igennem, da ikke alle forhold skal håndteres igennem whistleblowerordningen.
Vejledningen beskriver blandt andet, hvor og hvordan du kan indberette, hvilke forhold, der kan foretages indberetning om, og hvilke rettigheder du har som whistleblower.
Hvilke forhold kan indberettes via whistleblower-ordningen?
En whistleblower-ordning er beregnet til at håndtere overtrædelse af EU-retten, den finansielle lovgivning, kriminelle handlinger og/eller meget alvorlige forhold vedrørende DSS eller DSSs medarbejdere.
Der kan f.eks. foretages indberetninger om:
o Kriminelle forhold, det vil sige blandt andet overtrædelse af straffeloven. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis du opdager eller får mistanke om overfakturering, svindel, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk og lignende.
o Forhold vedrørende regnskabsføring, den interne kontrol og korruption.
o Forhold ved alvorlige brud på arbejdssikkerheden.
o Forhold, der har betydning for koncernen som helhed.
o Overtrædelse af EU-retten i forhold på f.eks. miljø.
o Grov chikane eller seksuel chikane
o Forhold, der kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv og/eller helbred.
Hvilke oplysninger skal vi have fra dig?
For at vi kan følge så godt op på en indberetning som muligt, vil vi gerne, at du giver os følgende oplysninger, når du anmelder:
o Hvem du er (medmindre du gerne vil være anonym, hvilket du kan læse mere om nedenfor),
o hvad din indberetning drejer sig om,
o hvem der er involveret i de pågældende handlinger,
o hvor de pågældende handlinger forgår/er foregået,
o hvor store værdier, du har kendskab til, er involveret i handlingerne, og
o hvordan du er kommet i besiddelse af oplysninger.
Hvordan kan der indberettes via whistleblowerordningen?
Whistleblowerordningen håndteres af DSS moderselskab Topdanmark.
Du kan indberettes til whistleblowerordningen på én af fire følgende måder:
Telefon (nr. 44 74 48 00)
Telefonen er en telefonsvarer, der giver mulighed for genafspilning af det indberettede.
Brev
Herudover kan medarbejdere (og andre med tilknytning til DSS, eksempelvis tidligere medarbejdere) sende en indberetning med brev til "Topdanmark Forsikring A/S, Borupvang 4, 2750 Ballerup, mrk. enten UMW eller LYD personligt/fortroligt".
E-mail
Der er etableret en e-mailadresse (whistleblower@topdanmark.dk).
Selvom du ikke har alle oplysningerne, er det vigtigt, at du ikke selv begynder at undersøge sagen nærmere. Hellere indberette via whistleblower-ordningen på et mindre sikkert grundlag, end at ødelægge eventuelle beviser.
Vi har som en hjælp til indberetningerne lavet et skema til indberetning, som du finder i højre side.
Anonymitet
Det er muligt at foretage en indberetning anonymt, men vi foretrækker, at du oplyser dit navn og andre kontaktdetaljer.
Hvis du har oplyst, hvem du er, har vi mulighed for at vende tilbage til dig med uddybende spørgsmål, hvis der er behov herfor.
Såfremt vi ved, hvem du er, kan vi også give dig feedback på hvad der sker i forhold til din indberetning, hvilket du har krav på at få efter lov om whistleblowerbeskyttelse. Såfremt du vælger at være anonym, har vi ikke mulighed for at give dig denne feedback.
Mulighed for anmeldelse til Finanstilsynet eller Datatilsynet
Såfremt du vil foretage en whistlebloweranmeldelse, så opfordrer DSS dig til at benytte whistleblowerordningen, da vi (bedre end offentlige myndigheder) vil have mulighed for at følge op på din anmeldelse og sikre, at du ikke møder repressalier. Du har dog også mulighed for at foretage din anmeldelse til Finanstilsynets eller Datatilsynets whistleblower-ordninger, hvis du vurderer, at anmeldelsen ikke kan imødegås internt i DSS, eller at den vil medføre repressalier.
Du kan læse Finanstilsynets vejledning til indberetning hos dem via følgende link: https://www.finanstilsynet.dk/Whistleblower/FTs-eksterne-whistleblowerordning
Du kan læse Datatilsynets vejledning til indberetning hos dem via følgende link: Whistleblowerordningen i Datatilsynet.